Probleem of kans

Je moet je bewust zijn van de soort opdracht en onderzoek voordat je aan de slag gaat.

We onderscheiden hier verschillende soorten opdrachten en het onderzoek dat daarvoor benodigd is.

Soorten opdrachten:

  • Probleem of kans
  • Algemeen of specifiek voor een organisatie
  • Doel is kennis of een resultaat

1. Probleem of kans

Het verschil daartussen is dat je bij een probleem de opdracht krijgt om het op te lossen en bij een kans om die te realiseren. Problemen oplossen betekent een herontwerp maken van een bestaande situatie, inrichting of werkwijze. Een kans realiseren betekent een nieuw ontwerp maken van de manier waarop de opdrachtgever die kans kan realiseren.

Een opdracht gericht op een probleem noemen we een verbeteropdracht, en als het om een kans gaat een ontwikkelopdracht.

Een probleem kun je altijd het beste omschrijven als een prestatie die net wordt gehaald of die onvoldoende is. Dus bijvoorbeeld te weinig resultaat van een proces of teveel storingen of ontevreden klanten.

Bij een verbeteropdracht zul je altijd eerst onderzoek moeten doen naar de bestaande situatie om te kunnen bepalen wat de oorzaken zijn van het probleem. Daarvoor moet je dus terugkijken in de geschiedenis van het probleem om de factoren te kunnen vaststellen die de prestatie ongunstig hebben beïnvloed.

Je kunt jezelf dan dus beschouwen als een dokter, die begint met de typering van de patiënt en dan aan de hand van de klachten en symptomen op zoek gaat naar de oorzaken daarvan. Een diagnose dus: wat mankeert de patiënt.

Pas daarna kan de dokter een therapie gaan voorschrijven, waarbij hij rekening houdt met de ziekte of de oorzaak, maar ook met de patiënt. Want niet elk medicijn of behandeling werkt even goed bij alle soorten patiënten.

Je begint met het typeren van de organisatie en de beschrijving van de zaken die niet goed gaan. Deze symptomen moet je vervolgens ontleden. Daarmee bedoelen we dat bijvoorbeeld ontevreden klanten een symptoom is, dat moet worden uitgesplitst in de zaken waar die klanten dan ontevreden over zijn. Het is logisch dat het nogal wat uitmaakt of klanten ontevreden zijn over de locatie of over de kwaliteit van de gerechten van een restaurant.

En bij een doorlooptijdprobleem, waarbij de organisatie er niet in slaagt om op tijd zaken op te leveren of uit te voeren, zul je de onderdelen waaruit die doorlooptijd is opgebouwd moeten onderscheiden, omdat elke vertraging weer een andere oorzaak kan hebben.

Als je de oorzaken van het probleem te pakken hebt, kun je die ordenen in belangrijke en minder belangrijke oorzaken (met de Pareto-methode). Als je dan ook nog hebt onderzocht waarom dat probleem nog steeds bestaat en niet eerder is opgelost, heb je een aardige analyse gemaakt van de bestaande probleemsituatie.

Daarna moet je ook onderzoeken hoe het probleem kan worden opgelost. Zoals gezegd moet je zoeken naar een oplossing die werkt in de gegeven situatie. Je moet dus maatwerk leveren.
Om die oplossing te kunnen ontwerpen maak je gebruik van de theorie. Dat is bestaande, bewezen kennis over wat werkt in een bepaalde situatie. Maar je maakt ook gebruik van jouw kennis van de organisatie, die je hebt opgebouwd door met mensen in de organisatie te praten, processen te bestuderen en resultaten te meten.

Bij een kans heb je dus niet te maken met symptomen en oorzaken van slechte prestaties, maar moet je meteen op zoek naar een oplossing die het gewenste resultaat gaat opleveren. Je gaat dus niet achteruit kijken, maar vooruit, op zoek naar de factoren die bijdragen aan het behalen van de gevraagde prestaties door de opdrachtgever.

Voorbeelden van ontwikkelopdrachten zijn de vraag hoe het bedrijf er in kan slagen om het komende jaar 10.000 producten te verkopen, of hoe twee afdelingen het beste kunnen worden samengevoegd, of hoe een verwachte groei in de afzet kan worden opgevangen.

Bij een ontwikkelopdracht is jouw rol te vergelijken met een architect, die de vraag krijgt om voor een bepaald bedrag een woning te ontwerpen die aan bepaalde eisen moet voldoen. De opgave is dan om binnen het budget en de andere voorwaarden de optimale woning te ontwerpen.

Vraag 1

Welke prestatie moet de te ontwikkelen oplossing kunnen leveren? In bovenstaande voorbeelden is dat van de eerste duidelijk: 10.000 producten afzetten, maar van de tweede nog niet. Het samenvoegen van twee afdelingen wordt niet zomaar gevraagd: de opdrachtgever zal daar iets mee willen bereiken, zoals betere prestaties of lagere kosten. Dat moet wel superduidelijk zijn, anders weet je als ontwerper van een systeem, werkwijze of organisatievorm niet waar je naartoe moet werken

Vraag 2

Wat is het budget aan uren, geld of mensen? Bij een ontwerp gaat het om het spanningsveld tussen wat het ontwerp moet kunnen en hoeveel dat mag kosten. Het is niet zo moeilijk om een verwachte groei op te vangen door veel extra mensen en machines in te zetten, maar het gaat er juist om, om dat met beperkte middelen te doen. En middelen zijn altijd beperkt. Dus daar moet je heel duidelijke afspraken over maken.

Vraag 3

De derde vraag is ook weer de maatwerk-vraag: wat kan de organisatie? Daarmee wordt bedoeld dat jouw ontwerp moet gaan werken in de organisatie van de opdrachtgever. Die moet het aankunnen qua capaciteit, qua kennis en qua cultuur bijvoorbeeld. Twee afdelingen laten samensmelten die een hekel aan elkaar hebben of waar verschillende belangen spelen kan een hele lastige klus blijken en daarbij is veel aandacht voor de specifieke situatie nodig.

Dus je moet bij een ontwikkelopdracht niet alleen een oplossing ontwerpen, maar ook een grondig onderzoek doen naar de organisatie zelf en daarbij de vraag stellen: wat gaat hier werken?

Daarvoor kun je de theorie gebruiken, waar oplossingen of oplossingsrichtingen beschreven staan, maar ook ervaringen uit de praktijk van andere bedrijven of organisaties. Die vind je in de vakliteratuur of vanuit de ervaringen van andere onderzoekers.

2. Algemeen of specifiek voor een organisatie

Het verschil is dat je een algemene opdracht uitvoert voor een vraagstuk of probleem dat niet gebonden is aan een opdrachtgever. Dit soort opdrachten vind je bijvoorbeeld bij opleidingen recht of geneeskunde.

Voorbeeld: wat zijn de effecten van een wetswijziging op alleenstaande moeders? Of: hoe kun je het beste een complexe elleboogkwetsuur behandelen?
Wat betekent dat onderscheid voor de opdracht?

Bij een algemene opdracht zul je over het algemeen onderzoek doen in de praktijk en jouw uitdaging is dan om aan te tonen dat wat je bij jouw onderzoek hebt gevonden ook geldig is voor andere gevallen in een vergelijkbare situatie. Dat noemen we inductie. Vanuit praktijkonderzoek draag je zo bij aan de algemene kennis.

Je zult hierbij vaak meerdere praktijkgevallen moeten onderzoeken om een geldige uitspraak te kunnen doen.

Bij een opdracht voor een specifieke opdrachtgever werkt het andersom: je moet aantonen dat wat in de literatuur wordt genoemd als veel voorkomende oorzaak of als praktische oplossingsrichting ook gaat werken bij het betreffende bedrijf of organisatie waar je jouw opdracht uitvoert. Dat wordt deductie genoemd: is wat in de boeken staat hier ook van toepassing?

Bij het formuleren van oplossingen zul je altijd maatwerk moeten leveren, want wat bij de ene organisatie wel werkt, gaat bij de andere wellicht niet lukken, vanwege cultuur, capaciteit of andere redenen. Daarom zul je een goed en compleet beeld van de organisatie moeten vormen.

3. Doel is kennis of resultaat

Het maakt heel veel uit of jouw opdracht is gericht op het verkrijgen van kennis (wat zijn de oorzaken van het hoge ziekteverzuim?) of het realiseren van een resultaat (hoe reduceren we het ziekteverzuim?).

In het eerste geval, als de doelstelling van de opdracht kennis is, zal er een grote nadruk liggen op het onderzoek. De daaruit verkregen kennis is het doel. Als het gaat om een verbetering van een resultaat of prestatie is kennis het middel. Het middel om een werkzame oplossing mee te kunnen ontwikkelen. Onderzoek zal in een kennisopdracht dus uitgebreider en methodischer uitgevoerd moeten worden met grote nadruk op validiteit en betrouwbaarheid.

En onderzoek bij een ‘resultaatopdracht’ zal dus uitsluitend gefocust moeten zijn op de kennis, die benodigd is om een oplossing te ontwikkelen en invoeren die de gevraagde prestaties of resultaat gaat opleveren bij de opdrachtgever. En dan bestaat de scriptie grofweg uit twee delen. In het eerste deel wordt de benodigde kennis opgebouwd om te komen tot een diagnose, of een overzicht van relevante factoren voor een verbetering en in het tweede deel wordt op basis van die verkregen kennis een oplossing en een implementatieplan ontwikkeld, die moet leiden tot de gewenste prestaties.

Geef een reactie

Waarom?

Wij willen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van het afstuderen. Betere resultaten in een korte tijd. Afstuderen moet zinvol en leuk zijn in plaats van een soort zware eindstrijd aan het einde van een opleiding. Het moet juist het kroontje op je opleiding worden, de scriptie moet iets zijn waar je trots op kunt zijn.

Hoe?

Naast ons dagelijks werk hebben wij te maken met afstudeerders en hun afstudeerscripties. Dat doen wij in de rollen van opdrachtgever, afstudeerbegeleider en examinator. In de loop van de jaren hebben wij een enorme hoeveelheid ervaring opgebouwd. Die kennis en ervaring zetten we in bij onderwijsinstellingen, maar in toenemende mate ondersteunen we afstudeerders ook buiten de instellingen om.

Wat?

Om die reden ontsluiten we onze kennis via deze website. En bieden we onze diensten aan. Je kan onze hulp vragen. Maar je kan ook een handzaam boek kopen.

Kijk ook eens …

Op Managementmodellensite.nl vind je heel veel modellen die je kunnen helpen bij je onderzoek. Daarnaast vind je er ook boeken, artikelen en ondersteunende tools.

Op Reflectiesite.nl staat een keur aan reflectietools. Reflectie op het onderzoeksproces en reflectie op je persoonlijke ontwikkeling is een belangrijk onderdeel bij het afstuderen.