Implementatieplan

Nadat je je aanbevelingen hebt geformuleerd, de oplossing hebt beschreven en –indien onderdeel van je opdracht – de oplossing hebt uitgewerkt in een businesscase, gaan we over tot het schrijven van het implementatieplan: hoe komen we van een plan tot actie?

Een beheerste invoering van de oplossing kan een grote bijdrage leveren aan de werkzaamheid van het ontwerp en de mate waarin de medewerkers bereid zijn een nieuwe werkwijze te aanvaarden en toe te passen. Het invoeren van veranderingen is in principe een moeizame zaak, om een aantal redenen:

  • Bedrijven willen liever niet veranderen. Mensen houden van hun duidelijke wereld en hebben een hekel aan onbekende nieuwe dingen.
  • Verandering betekent een extra last voor een bedrijf. De lopende zaken moeten immers doorgaan en daar komt dan de verbouwing, reorganisatie of ICT wijziging tussendoor.
  • Veranderen is riskant. Lukt het om alles op tijd af te krijgen? Gaat het nieuwe systeem wel werken? Dat soort vragen zorgen mogelijk voor een aarzeling.
  • Niet iedereen kan de verandering aan. Er moeten nieuwe dingen geleerd worden, nieuwe software of processen begrepen worden, betere prestaties geleverd, of op een andere manier leiding gegeven.

Om te zorgen dat de veranderingen ingevoerd gaan worden op een manier die de kans zo groot mogelijk maakt dat ze gaan leiden tot de gewenste veranderingen, moet er een plan gemaakt worden om de invoering zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Daarvoor moet je gebruik maken van bestaande theorie en kennis op het gebied van verandermanagement en rekening houden met verschillende zaken, samen te vatten in de vier W’s:

  • Wie
  • Wanneer
  • Weerstand
  • Waarborgen

Wie

Deze vraag gaat over de personen die belast worden met de invoering van veranderingen. Zorg dat daarvoor mensen worden aangewezen die over een aantal cruciale eigenschappen beschikken:

  • Ervaring met het invoeren van veranderingen, om de kans zo groot mogelijk te maken dat de interventie binnen de geplande tijd afgerond wordt.
  • Voldoende tijd en capaciteit om dat op zich te nemen, zodat de invoering prioriteit blijft en niet te lijden heeft onder de drukte van de dag.
  • Geloofwaardigheid binnen het bedrijf, om de weerstand tegen de veranderingen zo klein mogelijk te maken.
  • Voldoende autoriteit om knopen te kunnen doorhakken, om de vaart erin te houden en te zorgen dat niet steeds het management erbij gehaald hoeft te worden bij elke hobbel.

Als het goed is heb je bij het bestuderen van het bedrijf al informatie kunnen inwinnen over de capaciteiten van de belangrijkste personen die een rol spelen in de bedrijfssituatie.

Een andere reden om mensen aan te wijzen die belast worden met de veranderingen is om de urgentie ervan te vergroten. Een verslag dat afsluit met ‘De volgende veranderingen dienen doorgevoerd te worden…’ is een stuk minder dwingend dan ‘In week 4 begint de productieleider met het informeren van de twee onderhoudsmonteurs…’

Wanneer

Heeft te maken met de timing van de veranderingen. Afgaand op de kalender van het bedrijf moet er een periode worden bepaald waarbinnen de invoering van de veranderingen het minste last gaat veroorzaken. Mensen belasten met veranderactiviteiten in drukke perioden gaat leiden tot extra weerstand en minder aandacht voor de veranderingen en omgekeerd: veranderingen kunnen gemakkelijker worden ingevoerd als mensen daar de tijd voor hebben. Natuurlijk kan uit het onderzoek van de situatie ook blijken dat invoering niet kan wachten. Dan moet geadviseerd worden om de aanbevelingen zo snel mogelijk in te voeren.

Een ander aspect van de timing is de duur en de volgorde van de ingrepen. In het implementatieplan moet gezocht worden naar de meest logische volgorde van de invoering van veranderingen. Dat betekent dat sommige veranderingen beter voor of na andere kunnen plaatsvinden of beter tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd.

Voor opdrachtgevers is het belangrijk dat ze een beeld krijgen van de duur van de veranderperiode. Meestal zijn daarbij de medewerkers betrokken die het meest afweten van de werkwijze en de systemen en die kostbare medewerkers worden daardoor enige tijd onttrokken aan het dagelijkse werk, wat ten koste kan gaan van de productiviteit. Het kan ook zijn dat klanten of andere partijen last krijgen van de interventies, dus het is zaak om daar duidelijkheid over te geven. Het kan ook geen kwaad om aan te tonen waarom die interventies nodig zijn en waarom ze overlast gaan geven.

Weerstand

De mogelijke weerstand tegen de veranderingen is ook iets dat je mee moet nemen in je plan. Verschillende stakeholders zullen verschillende gevoelens hebben over de veranderingen. Het ligt voor de hand dat de veroorzakers van de problemen er anders tegenaan kijken dan degenen die er last van hebben. En het zal ook vaak zo zijn dat de veranderingen een verschillende impact kunnen hebben op de betrokkenen. Voor sommigen wordt het leven gemakkelijker, terwijl anderen juist nieuwe dingen moeten leren of bepaalde privileges verliezen.

Er zijn veel verschillende redenen waarom mensen weerstand kunnen hebben tegen veranderingen en de sleutel voor het wegnemen van de weerstand ligt bij de oorzaken ervan.

Een belangrijke oorzaak voor weerstand kan zijn dat mensen overvallen worden door de veranderingen. Als plotseling de boodschap komt dat je werk gaat veranderen heb je geen tijd gehad om aan het idee te wennen of om te begrijpen waarom de verandering nodig en nuttig is. Voor de student betekent dit, dat hij moet zorgen voor transparantie over waar hij mee bezig is, en voor het maximaal betrekken en informeren van alle stakeholders bij de veranderingen die eraan komen.

Een andere mogelijke oorzaak is dat de betrokkenen het belang van een verandering niet zien. Ze zien dat ze moeite moeten steken in een andere werkwijze of een verhuizing of iets dergelijks, maar ze begrijpen niet waarom dat moet. Als dat gevoel wordt gecombineerd met gevoelens van achterdocht kan zich dat uiten in weerstand die gebaseerd is op het gevoel dat ‘de medewerker moeite moet doen opdat de baas in een nog grotere auto kan rijden’. De student moet dus in staat zijn om aan te tonen dat de veranderingen gunstig zijn voor het bedrijf als geheel en dat daar uiteindelijk alle medewerkers ook belang bij hebben.

Weerstand ontstaat ook als mensen het idee hebben dat ze worden opgejaagd. Veranderen kost tijd, om te wennen aan het idee en om dingen te leren en ermee te oefenen. Dat betekent dat de betrokkenen voldoende tijd moeten krijgen om zich de nieuwe werkwijze of gereedschappen eigen te maken en dat eventueel cursussen of coaching moeten worden aangeboden om alles voldoende onder de knie te krijgen.

Als er twijfels bestaan over de effectiviteit van een ontwerp kan er ook begonnen worden met een pilot. Dan wordt de nieuwe werkwijze of een onderdeel ervan op beperkte schaal uitgevoerd om daarmee aan te tonen dat het ontwerp het gewenste resultaat gaat geven. Die resultaten kunnen dan gebruikt worden om andere afdelingen te overtuigen dat het ontwerp ook bij hen gaat werken.

Waarborgen

Een van de deelvragen van het onderzoek heeft betrekking op de vraag hoe het bedrijf in de ongunstige situatie terecht is gekomen. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat de leiding niet goed op de gewenste prestaties heeft gestuurd, of omdat procedures zijn verwaterd of kennis is verdwenen uit het bedrijf. De kennis over hoe het bedrijf in de situatie is beland kan de student gebruiken om waarborgen in te bouwen in zijn voorstellen om niet weer terug te vallen in de oude foute gewoonten.

Er zijn verschillende manieren om de verandering te borgen.

  • Het instellen van regelkringen, waarbij regelmatig wordt gemeten of er nog volgens de regels wordt gewerkt en gepresteerd en waarbij wordt ingegrepen bij een bepaalde afwijking.
  • Het vastleggen van de gewenste werkwijze in procedures of in geautomatiseerde systemen. Op die manier kan bijvoorbeeld een proces alleen maar voortgang vinden als bepaalde processtappen zijn uitgevoerd of een bepaald niveau is behaald.
  • Het aanwijzen van een persoon of functionaris, die de verantwoordelijkheid krijgt erop toe te zien dat bepaalde prestaties behaald worden.

Als antwoord op veel gemaakte fouten bij veranderprocessen, onderscheidt Kotter acht stappen in het veranderproces. De resultaten zijn gebaseerd op onderzoek onder 400 mensen in 130 organisaties.

  • Urgentiebesef vestigen
  • Een leidende coalitie vormen
  • Een visie en strategie ontwikkelen
  • De veranderingsvisie communiceren
  • Een breed draagvlak creëren
  • Korte termijnresultaten realiseren
  • Consolideren en in beweging blijven
  • Nieuwe benaderingen verankeren in de cultuur

Op managementmodellensite.nl vind je een uitgebreide beschrijving van de acht veranderstappen, aanvullende artikelen waarnaar je kunt verwijzen en twee tools die je helpen bij het uitwerken van deze acht veranderstappen voor je implementatieplan.

Alle aanbevelingen. Zorg dat je niets vergeet als je het implementatieplan maakt. Elke aanbeveling zal een plek moeten krijgen in de planning.

De kalender. De timing van de ingrepen is van het grootste belang. Kijk naar het geplande werk, de data van belangrijke evenementen, feestdagen, beurzen, presentaties, om te zorgen dat bijvoorbeeld de geplande cursus niet valt op een dag dat de mensen echt niet kunnen.

Ervaring over implementaties bij andere bedrijven. Als je die ervaring niet zelf hebt, moet je daar informatie over inwinnen bij anderen.

De theorie. Er is veel geschreven over veranderen en implementeren. Gebruik die informatie.

Aannames. Hoe lang duurt een opleiding of een verbouwing? Hoeveel mensen heb je nodig voor een softwarewijziging, wat kost een cursus?

Kennis van de heersende cultuur en de stemming ten opzichte van de aanbevelingen. Als er veel weerstand is zal het plan er anders uit moeten zien dan wanneer iedereen al enthousiast is en op de hoogte van de plannen. Hoe lang heeft een bedrijf nodig om thuis te raken in een nieuwe werkwijze? Wie wordt wel en wie niet geaccepteerd als trekker van de wijzigingen?

Als je komt met aanbevelingen om zaken te veranderen en daardoor beter te gaan presteren, moet je je realiseren dat nog maar zal moeten blijken of dat echt gaat werken.

De tijd is een belangrijke onzekere factor. Het kan soms erg lang duren voordat er enig effect zichtbaar wordt van een andere werkwijze. Daarbij komt dat bedrijven opereren in een dynamische wereld en zelf ook continu veranderen.

Ook moet je afwachten of je alle factoren die invloed hebben op de prestaties goed hebt ingeschat.

Verstandig is daarom om aan te bevelen om na enige tijd te gaan meten wat het effect van jouw voorstellen is geweest. Als blijkt dat jouw ideeën niet het gewenste effect hebben gehad, moet er mogelijk iets anders geprobeerd worden.

Het is te vergelijken met een dokter, die een behandeling voorschrijft en de afspraak maakt om over een half jaar nog even te kijken hoe de patiënt er aan toe is.

Voor alle onderdelen van het implementatieplan geldt dat ze moeten worden afgestemd met de opdrachtgever en de betrokken medewerkers. Het is van belang dat de student zeker is dat de voorstellen bekend zijn en geaccepteerd worden door de betrokkenen om te voorkomen dat ze in de la verdwijnen of uiteindelijk niet worden toegepast.

Geef een reactie

Waarom?

Wij willen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van het afstuderen. Betere resultaten in een korte tijd. Afstuderen moet zinvol en leuk zijn in plaats van een soort zware eindstrijd aan het einde van een opleiding. Het moet juist het kroontje op je opleiding worden, de scriptie moet iets zijn waar je trots op kunt zijn.

Hoe?

Naast ons dagelijks werk hebben wij te maken met afstudeerders en hun afstudeerscripties. Dat doen wij in de rollen van opdrachtgever, afstudeerbegeleider en examinator. In de loop van de jaren hebben wij een enorme hoeveelheid ervaring opgebouwd. Die kennis en ervaring zetten we in bij onderwijsinstellingen, maar in toenemende mate ondersteunen we afstudeerders ook buiten de instellingen om.

Wat?

Om die reden ontsluiten we onze kennis via deze website. En bieden we onze diensten aan. Je kan onze hulp vragen. Maar je kan ook een handzaam boek kopen.

Kijk ook eens …

Op Managementmodellensite.nl vind je heel veel modellen die je kunnen helpen bij je onderzoek. Daarnaast vind je er ook boeken, artikelen en ondersteunende tools.

Op Reflectiesite.nl staat een keur aan reflectietools. Reflectie op het onderzoeksproces en reflectie op je persoonlijke ontwikkeling is een belangrijk onderdeel bij het afstuderen.