Oplossing

Als je onderzoek hebt gedaan naar de huidige (probleem)situatie is de volgende stap om te komen tot oplossingen die ervoor gaan zorgen dat je opdrachtgever de doelstellingen van de opdracht gaat behalen.

We maken hier onderscheid tussen oplossingsrichtingen en oplossingen. Oplossingsrichtingen zijn veel algemener, zoals de keuze tussen een andere werkwijze of een nieuw informatiesysteem. Of de keuze tussen een andere taakverdeling of een nieuw apparaat.

Het bedenken van een oplossing is een creatieve daad. Je moet iets maken wat er eerst niet was. Maar dat betekent niet dat je alles zelf moet verzinnen. Er zijn verschillende bronnen voor mogelijke oplossingsrichtingen en die moet je zoveel mogelijk gebruiken:

  • De literatuur. De meeste bedrijfsproblemen zijn al onderzocht en ooit ergens opgelost of verbeterd. In de vakliteratuur vind je alle mogelijke oplossingen voor bijvoorbeeld organisatorische, marketing-, kwaliteits- en logistieke problemen. Of die oplossing ook bij jouw opdrachtgever gaat werken moet je nog aantonen, maar je kunt in ieder geval gebruik maken van de bestaande vakkennis om de goede richting te vinden.
  • Andere bedrijven. Sommige soorten problemen zijn universeel en komen bij allerlei bedrijven en organisaties voor. Je kunt heel veel leren van de manier waarop andere organisaties problemen hebben aangepakt. Dat kunnen concurrenten zijn, maar soms ook totaal andere organisaties die met vergelijkbare problemen kampen. Kennis van andere bedrijven vind je in vakbladen en bijvoorbeeld onderzoeken of scripties van anderen.
  • De betrokkenen bij het proces zelf. Vaak zijn er heel veel kennis en ideeën beschikbaar bij de direct betrokkenen, maar hebben zij nooit de kans gekregen die te realiseren. De betrokkenen kennen de processen, producten en ook vaak de klanten, waar jij van kunt profiteren. Bijkomend voordeel van deze bron is dat ideeën gemakkelijker geaccepteerd worden als ze als het ware van binnenuit komen en niet worden opgelegd door de baas of een of ander studentje.
  • De diagnose. Een belangrijke bron voor oplossingen is de analyse van de oorzaken van een probleem. Als een belangrijke oorzaak wordt gevormd door een gebrek aan capaciteit zal de oplossingsrichting voor de hand liggen. Houd er wel rekening mee dat oplossingen nooit simpel bestaan uit het zoeken van de oorzaken en die vervolgens wegnemen. Als de oorzaak het gebrek aan communicatie is kun je niet als oplossing aanbevelen om beter te communiceren. De vraag is dan waaróm er niet wordt gecommuniceerd: is het onwil, gebrekkige apparatuur, taalproblemen, ruis op de lijn etc. etc.
  • Jouw eigen voorkeur, vakmanschap en creativiteit is ook een bron. Je mag zelf ook oplossingen ontwikkelen, waarmee je nadrukkelijk jouw eigen stempel drukt op de opdracht. Net zoals je bij gebruik van oplossingen uit de literatuur moet aantonen dat die ook bij jouw bedrijf gaan werken, moet je dat bij je eigen oplossingen ook doen. Als je iets weet te ontwikkelen dat nog niet eerder was bedacht en dat goed blijkt te werken, draag je in principe iets bij aan de wetenschap, en dat is een belangrijke bonus.

Als je een oplossing voor de probleemstelling ontwerpt is het van belang dat die oplossing ook gaat werken. Dat wil zeggen dat die gaat leiden tot de doelstelling die je hebt geformuleerd in je Plan van Aanpak.

Dat kan alleen als die oplossing aan drie voorwaarden voldoet:

  1. de oplossing kan theoretisch leiden tot de gewenste prestatie
  2. de oplossing wordt ingevoerd
  3. de oplossing wordt gebruikt en toegepast zoals de onderzoeker het heeft bedoeld

Om aan de eerste voorwaarde te voldoen moet je zorgen voor een kloppende analyse van de probleemsituatie en de oorzaken van het probleem. En je moet gebruik maken van ‘evidence based’ kennis: oplossingen die bewezen hebben geleid tot de gewenste resultaten.

Om aan de tweede voorwaarde te voldoen moet je zorgen voor een overtuigende en kloppende business case, waarin je aantoont dat de resultaten van jouw oplossing opwegen tegen de kosten en moeite en risico’s ervan.

De derde voorwaarde heeft te maken met de bedrijfscultuur. Het gedrag van de mensen die met jouw oplossing aan de slag moeten wordt in hoge mate bepaald door de cultuur die in het bedrijf heerst.

Kort gezegd zijn dat de normen en waarden die in het bedrijf heersen.

De normen zijn wat mensen doen en wat ze geacht worden te doen, dus hun gedrag.

De waarden zijn de zaken die daaraan ten grondslag liggen: wat vindt men hier belangrijk?

Voorbeelden

  • Als men het belangrijk vindt dat iedereen gelijkwaardig is in het bedrijf (waarde), zal de directeur niet een eigen parkeerplaats hebben (norm).
  • Als afdelingen vinden dat ze een eigen onderscheidende identiteit en belang hebben (waarde) zullen medewerkers van die afdeling niet gezamenlijk lunchen, maar per afdeling apart gaan zitten (norm).
  • Als bedrijfsresultaat belangrijker is dan individueel welzijn (waarde) zal iemand makkelijker ontslagen worden als hij niet presteert (norm).
  • Als de regeltjes minder belangrijk gevonden worden dan de sfeer (waarde), zal men het niet zo nauw nemen met de procedures (norm).
  • Als innovatie en vernieuwing belangrijk is (waarde) zal men minder aandacht hebben voor het handhaven van de bestaande werkwijze (norm).
  • Als klanten in een bureaucratische situatie gezien worden als minder belangrijk dan de regels (waarden), zullen medewerkers aan de telefoon minder toeschietelijk zijn (norm) dan wanneer de organisatie erg klantgericht is.

Als medewerkers dan gevraagd gaat worden om anders te werken dan ze gewend waren, is er dus sprake van nieuwe normen. Maar het is erg lastig om gedrag te veranderen als de waarden hetzelfde blijven. Als beheersing belangrijk is, kun je moeilijk creativiteit en flexibiliteit vragen van mensen en als de organisatie graag geïmproviseerd werkt is het een uitdaging om ze netjes de procedures te laten volgen.

Dus in dit geval moet je kiezen: ofwel je beperkt je tot die oplossingen die binnen de bedrijfscultuur passen of je zorgt ervoor dat de organisatie zich nieuwe waarden eigen gaat maken.

Houd er wel rekening mee dat die laatste keuze lastig te realiseren is, een kleine kans op slagen biedt en heel veel tijd en aandacht van alle betrokkenen vraagt.

Dus het is aan de student om een goede analyse te maken van de heersende bedrijfscultuur.

Daarvoor kun je een cultuurscan gebruiken, zoals bijvoorbeeld de OCAI methode. Maar het is ook belangrijk om goed om je heen te kijken en te luisteren naar wat de mensen zeggen, niet zeggen en belangrijk vinden.

Houd er wel rekening mee dat er een groot verschil kan zijn tussen de officiële ‘bedrijfscultuur’ en datgene wat er in de praktijk gebeurt. Het belang van de klant, het milieu, de kwaliteit en dergelijke worden vaak sterk benadrukt, terwijl de medewerkers soms op een andere manier tegen hun werk of hun producten aankijken.

In het plan van aanpak is aangegeven wat de opdrachtgever van een oplossing verwacht. Dat kan zijn een bepaalde oplossingsrichting, zoals een nieuwe techniek, een personeelsreorganisatie of een nieuwe therapievorm.

Je zult met je begeleider van school moeten bezien of de opdracht daarmee nog haalbaar en geschikt is om mee af te studeren.

Maar het kan ook nuttig zijn in het kader van verwachtingsmanagement tussen jou en de opdrachtgever om duidelijk te maken hoe ver jouw ontwerpactiviteiten gaan. Soms hebben opdrachtgevers geen idee wat een student allemaal gaat opleveren en hoever hij daarmee gaat. Als het gaat om de aanschaf van nieuwe productiemiddelen kan een student wel een advies geven, maar de eigenlijke deal met een leverancier hangt natuurlijk ook af van de onderhandelingen en de voorwaarden die daaruit voortkomen. Normaal gesproken gaan student-onderzoekers geen zaken doen, maar het kan voorkomen dat ze wel (vrijblijvend) offertes aanvragen voor bepaalde aankopen. Maar daar moet de opdrachtgever natuurlijk wel akkoord mee gaan.

Het maakt natuurlijk een groot verschil of je na een uitgebreid onderzoek met de aanbeveling komt om de capaciteit uit te breiden, of dat je een uitgebreid plan maakt waarin staat hoe dat het beste kan gebeuren, qua mensen, ruimte en middelen. Het is niet alleen voor de opdrachtgever, maar ook voor jouw beoordeling van belang dat daar vanaf het eerste begin duidelijkheid over bestaat. Het maakt voor jouw planning immers veel uit, als de ontwerpfase veel meer inzet vraagt dan je oorspronkelijk had ingeschat.

Bij afspraken over de detaillering moet je een goede balans vinden tussen veel te algemene aanbevelingen, die iedereen zou kunnen doen, en zeer gedetailleerd uitgewerkte plannen, die mogelijk veel tijd kosten, niet altijd bijdragen aan je beoordeling en die misschien door de opdrachtgever toch overgedaan zullen worden als taak van een ontwerp- of inkoopafdeling. Het is in ieder geval een onderwerp dat ter sprake moet komen bij de gesprekken over het Plan van Aanpak en het Programma van Eisen die gesteld worden aan de oplossingen en de werkwijze.

Een belangrijk onderdeel van een afstudeeropdracht is het ontwerpen van een oplossing voor het probleem dat je aanpakt.

Voor het ontwerpen daarvan gebruik je kennis en methoden.

Deels ontwikkel je die zelf, door onderzoek te doen naar de bedrijfssituatie en de mensen die daarbij betrokken zijn. Maar je kunt ook bestaande kennis en methoden inzetten.

Het gebruiken van bestaande oplossingen of werkwijzen is niet verboden! Als er voor een bepaald probleem bruikbare middelen of methoden voorhanden zijn, getuigt het van professionaliteit om die in te zetten. Een hartchirurg gebruikt ook liever een succesvolle methode om een hartklep te vervangen, dan ter plekke een eigen manier te gaan verzinnen.

Je moet bij het gebruiken van bestaande middelen of methoden rekening houden met twee zaken:

  1. Maak altijd duidelijk wat de bron is van de oplossing. Dus dat die niet van jou afkomstig is maar van iemand anders. Dat kan een wetenschappelijke bron zijn, waarbij door onderzoek is aangetoond dat een bepaalde werkwijze in een bepaalde situatie succes heeft. Of een bron uit de praktijk: ‘bedrijf x is er in geslaagd om met methode y een bepaald resultaat te boeken’.
  2. Maak verder duidelijk dat de gekozen werkwijze ook in jouw afstudeersituatie gaat werken. Een methode die in de jaren 80 van de vorige eeuw heeft gewerkt in de Verenigde Staten is niet persé de meest bruikbare anno nu in Nederland.

Bij sommige opleidingen wordt geëist dat je ook nog de betrouwbaarheid van de bronnen aantoont. Of dat je uitsluitend erkend wetenschappelijk materiaal mag gebruiken en dus niet een scriptie van een collega student bij een vergelijkbaar bedrijf.

Het kan ook zijn dat je kunt scoren met het toepassen van een zorgvuldige zoekstrategie. Dan moet je precies documenteren hoe je er in geslaagd bent een bruikbare bron voor een oplossing of werkwijze te vinden.

Zorg dat je precies op de hoogte bent van de eisen die jouw opleiding aan brongebruik stelt!

Zowel je activiteiten als je resultaten zul je binnen de afgesproken randvoorwaarden moeten uitvoeren en realiseren.

De drie betrokken partijen, opleiding, opdrachtgever en student spreken voor de uitvoering af welke regels er zullen gelden bij de opdracht. Dat zijn de randvoorwaarden.

Het spreekt vanzelf dat je binnen de randvoorwaarden van de opleiding moet blijven werken. Als je je werk te laat oplevert of je niet houdt aan de afgesproken ‘deliverables’ zul je geen voldoende cijfer voor je werk kunnen krijgen. Ook randvoorwaarden die voor jou een detail lijken, zoals het overschrijden van het aantal toegestane woorden, kunnen er voor zorgen dat je scriptie niet wordt beoordeeld.

Maar ook de randvoorwaarden van de opdrachtgever zijn in principe ‘heilig’.

Dat geldt vooral voor de eisen die gesteld worden aan de oplossing die je gaat ontwikkelen.

Je moet binnen het budget of de terugverdientijd blijven die je hebt afgesproken en je zult je moeten houden aan de werkafspraken, zoals regelmatig rapporteren of geheimhouding van de gebruikte gegevens.

Toch kan het voorkomen dat jouw ontwerp van een oplossing alleen te realiseren is voor meer geld dan de opdrachtgever daarvoor over heeft. Wat moet je dan doen?

Ten eerste moet je dit idee bespreken met jouw begeleider binnen het bedrijf. Hoe denkt de begeleider dat deze boodschap zal vallen bij de opdrachtgever?

Je moet je ook goed realiseren of deze oplossing de kosten wel waard is. Is de oplossing veel beter. Effectiever of minder risicovol?

Het kan een idee zijn om te laten zien wat er gerealiseerd kan worden binnen het door de opdrachtgever gelimiteerde budget, en dat te vergelijken met de prestaties die er kunnen worden geleverd als de opdrachtgever bereid zou zijn meer geld te besteden. In dat geval bied je de opdrachtgever een alternatief: een beperkte verbetering binnen budget of een betere oplossing voor meer. Kies maar!

Laat in ieder geval duidelijk zien hoe je met dit dilemma bent omgegaan. Dus dat je je realiseert dat jouw oplossing buiten de financiële randvoorwaarden valt, maar dat je dat ontwerp wel wilt delen met de opdrachtgever om hem of haar duidelijk te maken dat er nog grotere kansen liggen die gepakt kunnen worden.

Geef een reactie

Waarom?

Wij willen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van het afstuderen. Betere resultaten in een korte tijd. Afstuderen moet zinvol en leuk zijn in plaats van een soort zware eindstrijd aan het einde van een opleiding. Het moet juist het kroontje op je opleiding worden, de scriptie moet iets zijn waar je trots op kunt zijn.

Hoe?

Naast ons dagelijks werk hebben wij te maken met afstudeerders en hun afstudeerscripties. Dat doen wij in de rollen van opdrachtgever, afstudeerbegeleider en examinator. In de loop van de jaren hebben wij een enorme hoeveelheid ervaring opgebouwd. Die kennis en ervaring zetten we in bij onderwijsinstellingen, maar in toenemende mate ondersteunen we afstudeerders ook buiten de instellingen om.

Wat?

Om die reden ontsluiten we onze kennis via deze website. En bieden we onze diensten aan. Je kan onze hulp vragen. Maar je kan ook een handzaam boek kopen.

Kijk ook eens …

Op Managementmodellensite.nl vind je heel veel modellen die je kunnen helpen bij je onderzoek. Daarnaast vind je er ook boeken, artikelen en ondersteunende tools.

Op Reflectiesite.nl staat een keur aan reflectietools. Reflectie op het onderzoeksproces en reflectie op je persoonlijke ontwikkeling is een belangrijk onderdeel bij het afstuderen.