Afstudeerorganisatie

Hoe voer je de oriënterende gesprekken met het bedrijf?

Hier staat bewust meervoud; spreek meteen minimaal 2 gesprekken af. Je hebt na het eerste gesprek altijd vragen en de opdrachtgever zal ook niet meteen al jouw vragen kunnen beantwoorden.

Algemeen

  • Ken je beperkingen. Een professional is iemand die zijn beperkingen kent, respecteert en er iets mee doet. Doe er in ieder geval niet geheimzinnig over.
  • Lees zo veel mogelijk over het bedrijf voordat je het eerste gesprek in gaat. Ook over de ontwikkelingen in de sector, de belangrijkste innovaties, producten, klanten en concurrenten.

De afspraak maken voor het eerste gesprek

Zorg dat je weet wie je contactpersoon is bij het bedrijf. Maak de afspraak op basis van de volgende inzet: Ik wil graag met u bespreken wat de huidige situatie is en wat de situatie moet zijn na mijn onderzoek. Kunnen we dat binnenkort doen? 

Wat vraag ik het eerste gesprek?

In het eerste gesprek komen de volgende vragen aan de orde:

  • ‘Waar, bij welke afdeling of in welk proces, speelt het probleem zich af ?’
  • ‘Om wat voor soort prestatie gaat het?’
  • ‘Wat is het gevolg van dit probleem voor het bedrijf ?’
  • ‘Waaraan zie je dat de prestatie onder de maat is?’
  • ‘Is al bekend wat de oorzaken zijn?’
  • ‘Is dit probleem al eerder aan de orde geweest? Zo ja, waarom is het dan nog niet opgelost, en zo nee, waarom dan niet?’
  • ‘Welk beeld heeft het bedrijf van het probleem en de gewenste nieuwe situatie?’

Probeer samen met de opdrachtgever te komen tot een duidelijk beeld van de probleemsituatie door een oorzaak-gevolgmodel op te stellen. Daarin stel je vast wat de waarschijnlijke oorzaken van de problematiek zijn.

Probeer zo’n oorzaak-gevolgmodel overzichtelijk te houden. Al te veel blokjes zorgen voor een ontoegankelijk beeld. Als je echt in het onderzoek duikt zul je merken dat de hier getoonde oorzaken zelf ook weer het gevolg kunnen zijn van dieper liggende oorzaken. Waarom worden er fouten gemaakt? Waarom is de communicatie niet goed? De dieper liggende oorzaken kun je voorlopig buiten dit model houden, het gaat om het vinden en vaststellen van de grote lijn.

Je bent op zoek naar het antwoord op drie vragen:

  • Is de opdracht geschikt?
  • Is de opdracht haalbaar?
  • Is de opdracht aantrekkelijk?

De opleiding heeft normaal gesproken eisen geformuleerd waaraan een opdracht en het bedrijf waarin die wordt uitgevoerd moeten voldoen. Het bedrijf mag niet te klein of te groot zijn, de opdracht moet niet alleen uitvoerend, maar ook onderzoekend en ontwerpend zijn en dergelijke. Dus er zal gecontroleerd moeten worden of dat het geval is.

Er kunnen meerdere redenen zijn waarom een opdracht niet geschikt is:

  • Als de opdracht disciplines betreft waar niet voor wordt opgeleid. Dus bijvoorbeeld een hele technische opdracht of een typische informaticaopdracht kunnen buiten de competenties van de student of de opleiding vallen.
  • Je begint in de opleiding meestal met opdrachten die zich beperken tot één vakgebied, zoals een marketingplan maken, of een opdracht over communicatie of personeelsmanagement. Als je verder komt in je opleiding of als je gaat afstuderen, moet je meerdere vakgebieden betrekken bij het onderzoek en de oplossingen. Als het probleem te klein of te simpel is, of zich teveel op operationeel niveau afspeelt, kan het ongeschikt zijn voor jouw niveau.
  • Als de opdracht is gebaseerd op een gesloten vraag, zoals: ‘Is systeem X geschikt voor ons bedrijf?’ Dat kan op zichzelf een hele mooie opdracht zijn, maar dat is een typische kennisvraag en daarbij is er geen ruimte voor een ontwerp van een oplossing. Praktijkopdrachten gaan over het verbeteren of realiseren van prestaties.
  • Of als er geen duidelijke doelstelling is te formuleren, zoals de vraag: ‘Wat kunnen we doen met ons huidige informatiesysteem?’ Dergelijke verkennende opdrachten zijn meestal niet geschikt mee af te studeren.
  • Je bent als student in principe een buitenstaander zonder ervaring. Daarom mis je de autoriteit om bijvoorbeeld het management aan te spreken op zijn beslissingen, of om strategische voorstellen te doen. Je zult je moeten beperken tot die onderwerpen die je kunt doorzien en waarover je zinnig uitspraken kunt doen. Opdrachten die zich op strategisch niveau afspelen, of die te maken hebben met politieke of machtsrelaties die buiten jouw invloedssfeer liggen, zijn in principe niet geschikt.
  • Er zal ook moeten worden onderzocht of de kwestie wel relevant is. Er kan namelijk sprake zijn van een perceptieprobleem, waarbij het probleem in de ogen van betrokkenen heel groot is, maar dat in werkelijkheid geen consequenties heeft voor de bedrijfsdoelstellingen. Als het probleem niet relevant is, is het niet geschikt voor een praktijkopdracht.

Het kan zijn dat de opdrachtgever al duidelijk kan aangeven in hoeverre en op welke manier het probleem ten koste gaat van de bedrijfsdoelen. Het is ook mogelijk dat de opdrachtgever deze vraag niet volledig kan beantwoorden. In dat geval is het nodig dat je hier op korte termijn duidelijkheid over krijgt.

  •  Een opdracht kan ook ongeschikt zijn omdat de problematiek voornamelijk uit gedrag bestaat. De systemen zijn in orde, de middelen zijn beschikbaar, maar er wordt niet goed gepresteerd door onwil of verzet tegen de baas. Oorzaken op het gebied van cultuur en emoties zijn moeilijk te meten en vast te stellen, omdat die zich vaak onder de oppervlakte van de waarneming afspelen, zeker voor een buitenstaander. En oplossingen voor ongewenst gedrag zijn ook heel lastig te ontwerpen en in te voeren.

 In het gesprek met de opdrachtgever zul je met of zonder de steun van een begeleider vanuit de opleiding moeten onderzoeken of de opdracht geschikt is. Als dat niet zo is kun je onderzoeken of het mogelijk is de opdracht zodanig aan te passen dat deze wel geschikt is.

Een belangrijk criterium om een opdracht te beoordelen is de vraag of de student er in is geslaagd de doelstelling van het onderzoek te behalen, dus een oplossing te ontwerpen die de gewenste prestaties op gaat leveren.

Daarom is het van belang om te zorgen voor een opdracht die haalbaar is.

Als je een praktijkopdracht gaat uitvoeren moet je met de volgende zaken rekening houden: 

  • Je bent niet voor niets student: je bent nog geen ervaren consultant. Je moet het vak nog leren. Dat betekent dat je niet te veel hooi op je vork moet nemen. Niet teveel verschillende disciplines bij de opdracht betrekken, bijvoorbeeld. Dus als de opdracht een erg complex karakter heeft zul je de opdracht zodanig moeten afbakenen dat die voor jou nog wel haalbaar is.
  • Bij een praktijkopdracht heb je doorgaans te maken met een harde deadline. Opleidingen stellen een beperkte periode beschikbaar voor het opzetten en uitvoeren van een praktijkopdracht. Als je onervaren bent, afhankelijk bent van medewerkers met een volle agenda, of je weg moet zien te vinden in een groot of complex bedrijf is dat ook een reden om het werk goed af te bakenen en te zorgen dat de opdracht niet te groot wordt. Als dat niet mogelijk is, is de opdracht dus niet haalbaar binnen de beschikbare tijd.
  • Het is ook van belang om te onderzoeken in hoeverre de opdrachtgever de opdracht serieus neemt. Is het bedrijf bereid tijd, moeite en geld te investeren in onderzoek en oplossingen van een student? Als dat niet het geval is en je het bos in wordt gestuurd met een onmogelijke opdracht, waarvoor het budget nul is, kun je beter van tevoren besluiten om daar je vingers niet aan te branden. In dat soort gevallen zie je ook dat het bedrijf moeizaam meewerkt en de student heel veel moeite moet doen voor een oplossing waarvan iedereen al weet dat die toch niet in praktijk gebracht gaat worden. Het omgekeerde geldt natuurlijk ook: een bedrijf zal geen tijd en moeite willen steken in een student die de opdracht niet serieus neemt.
  • De beschikbaarheid van tijd en middelen van de opdrachtgever is van belang, maar de beschikbaarheid van informatie is minstens zo belangrijk. Typisch is het geval waarbij een student gevraagd wordt onderzoek te doen naar faalkosten. Die zijn te hoog en moeten omlaag. Al aan het begin van het onderzoek blijkt dat de opdrachtgever geen enkele informatie beschikbaar heeft. Hij weet niet hoe hoog de faalkosten werkelijk zijn, laat staan dat terug te vinden is waardoor die worden veroorzaakt. Dat betekent in de praktijk dat de student een meetsysteem moet opzetten om te proberen binnen de beperkte tijd van de opdracht alsnog gegevens over de frequentie en oorzaken van de faalkosten te verzamelen. Dan blijkt de tijd vaak te beperkt te zijn om zinnig onderzoek te doen en goed onderbouwde oplossingen te kunnen formuleren.
  • Onwil om informatie met de student te delen kan een andere reden zijn waardoor een opdracht niet op gang komt. Als er vermoedens zijn dat het bedrijf zich verzet tegen het beschikbaar stellen van gegevens, financieel of anderszins, kan dat ook een reden zijn om van de opdracht af te zien.

Je zult ongetwijfeld bepaalde voorkeuren hebben voor een soort opdracht of een soort bedrijf. Het kan nuttig zijn om daar rekening mee te houden, omdat een aantrekkelijke opdracht beter te doen is dan een opdracht of bedrijf waar je moeilijk interesse voor kunt opbrengen. Verder is het zo dat uitgevoerde opdrachten op jouw CV terechtkomen en jouw kansen op werk in een bepaalde branche of discipline kunnen beïnvloeden. Het is heel mooi als je kunt laten zien dat je al eens een typisch bedrijfsprobleem in een bepaalde branche succesvol hebt weten op te lossen.

Kijk bijvoorbeeld of de opdracht ‘stand alone’ is, of dat je daarvoor moet samenwerken met andere onderzoekers omdat de opdracht deel uitmaakt van een groter project. Dat laatste kan betekenen dat jouw opdracht, en de resultaten daarvan, moeten passen in een groter geheel en dat je duidelijk moet maken wat jouw bijdrage daaraan is geweest. De samenwerking met anderen kan veel positieve energie opleveren door met hen te discussiëren en na te denken over problemen en oplossingen. Wil je dat, of juist niet, dan moet je daar duidelijkheid over vragen.

De sfeer in een bedrijf is ook heel belangrijk. Kun je steun en aandacht verwachten? Ziet het bedrijf het nut en de noodzaak van de opdracht in, of verzet men zich tegen veranderingen?

Is er sprake van een prettige begeleiding vanuit het bedrijf, of moet je eigenlijk alles zelf uitzoeken? Heb je liever een opdrachtgever die wekelijks gerapporteerd wil hebben wat er allemaal is gedaan, of werk je liever zelfstandig?

Werk je liever in een groot bedrijf of prefereer je een kleinere minder complexe setting voor je opdracht?

Een vraag is ook of je een gemakkelijke opdracht wilt, waar je met niet al te veel moeite de studiepunten mee kunt halen, of dat je echt een uitdaging zoekt, waar je mee voor de dag kunt komen.

Tenslotte kan het ook geen kwaad om te kijken naar praktische zaken zoals bereikbaarheid en werktijden. Het kan gebeuren dat als het hele bedrijf ’s ochtends om half zeven begint, men met scheve ogen kijkt naar een student die keurig om half negen komt aanwaaien.

Dank voor dit gesprek; ik ga de antwoorden samenvatten en kom er dan graag  op terug. Kunnen we daarvoor alvast een afspraak maken, volgende week? Voor de antwoorden op deze vragen geldt uiteraard: “hoe concreter, hoe beter”;

Als de vragen niet duidelijk worden beantwoord, plan dan enkele dagen in om deze antwoorden te krijgen. Het resultaat kan ook zijn dat de opdrachtgever zich meer bewust wordt van zijn echte behoeften en de opdracht verandert.

Tweede gesprek met de opdrachtgever

In het eerste gesprek heb je, als het goed is kennis gemaakt met het bedrijf, het probleem en de begeleider. In dat gesprek heb je duidelijk gemaakt dat de opdrachtgever nog input zal moeten geven voor je plan van aanpak.

Die input kan gaan over verschillende zaken:

  • Verduidelijking van het probleem. Welke focus wil de opdrachtgever, intern of extern, of de afdelingen die erbij zijn betrokken.
  • Aantonen dat het probleem echt bestaat en een negatieve invloed heeft op bedrijfsdoelen
  • Een SMART versie van de doelstelling van jouw opdracht
  • Randvoorwaarden van de opdrachtgever die gelden voor proces en resultaat: wat mag je doen en wat mag je uitgeven?
  • Programma van eisen voor het ontwerp van de oplossing: Wat wordt precies van jou verwacht? In welke mate moet je oplossing worden uitgewerkt en gedetailleerd?
  • Helderheid over de beschikbaarheid van informatie. Is er een ‘history’ van het probleem? Kun je direct op zoek gaan naar gegevens of moet je daar eerst voor meten? Is de beschikbare informatie bruikbaar, recent en compleet?
  • Welke personen in de organisatie zijn betrokken bij het probleem en beschikbaar om jou te helpen aan gegevens?

In het tweede gesprek zal een plan van aanpak Zie Plan van Aanpak moeten worden overeengekomen, waar alle partijen achter kunnen staan en dat dan ook (meestal) door de partijen ondertekend zal gaan worden. Let er op dat je alle benodigde informatie van de opdrachtgever hierin verwerkt.

Het kan nuttig zijn om voorafgaand aan dit tweede gesprek schriftelijk afspraken te maken over die zaken die de opdrachtgever nog moet aanleveren om het plan van aanpak compleet te maken.

Neem voor dit tweede gesprek het besproken oorzaak-gevolgmodel mee, zodat ook voor de opdrachtgever duidelijk wordt wat de aannames zijn en welke oorzaken en factoren je gaat onderzoeken.

Geef een reactie

Waarom?

Wij willen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van het afstuderen. Betere resultaten in een korte tijd. Afstuderen moet zinvol en leuk zijn in plaats van een soort zware eindstrijd aan het einde van een opleiding. Het moet juist het kroontje op je opleiding worden, de scriptie moet iets zijn waar je trots op kunt zijn.

Hoe?

Naast ons dagelijks werk hebben wij te maken met afstudeerders en hun afstudeerscripties. Dat doen wij in de rollen van opdrachtgever, afstudeerbegeleider en examinator. In de loop van de jaren hebben wij een enorme hoeveelheid ervaring opgebouwd. Die kennis en ervaring zetten we in bij onderwijsinstellingen, maar in toenemende mate ondersteunen we afstudeerders ook buiten de instellingen om.

Wat?

Om die reden ontsluiten we onze kennis via deze website. En bieden we onze diensten aan. Je kan onze hulp vragen. Maar je kan ook een handzaam boek kopen.

Kijk ook eens …

Op Managementmodellensite.nl vind je heel veel modellen die je kunnen helpen bij je onderzoek. Daarnaast vind je er ook boeken, artikelen en ondersteunende tools.

Op Reflectiesite.nl staat een keur aan reflectietools. Reflectie op het onderzoeksproces en reflectie op je persoonlijke ontwikkeling is een belangrijk onderdeel bij het afstuderen.